1996 1/2

Советы архивариуса

Советы архивариуса

Одной из наиболее актуальных и сложных проблем архивного дела сегодня является обеспечение сохранности документов по личному составу. Особую остроту придают ей динамичные политические и экономические преобразования, процесс массовой приватизации собственности. В таких условиях трудно переоценивать значимость принятого правительством Российской Федерации специального распоряжения от 23.04.92 года № 781-р, которое требует обеспечения сохранности документов по личному составу, создания и развития сети архивов соответствующих документов республиканского, городских и районных центров хранения документов по личному составу. Решениями глав администраций Республики Татарстан созданы и работают межведомственные архивы по личному составу в г.Казани, Елабужском, Чистопольском районах. В штат архивных отделов администраций Агрызского и Муслюмовского районов дополнительно введены должности инспекторов по работе с документами по личному составу.

В соответствии с распоряжением правительства РФ № 358-р и приказом Росархива № 28 от 31.03.94 года, Кабинет Министров Республики Татарстан принял постановление № 602 от 26.12.94 года "О создании Центра хранения документов по личному составу Республики Татарстан в ведении Архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан".

Основная цель создания архива - обеспечение сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, реорганизованных и приватизируемых структур, организация их эффективного использования в целях удовлетворения социально-правовых запросов трудящихся.

Документы от действующих организаций-источников комплектования архива принимаются в плановом порядке и прежде всего от тех, где сохранность документов должным образом не обеспечена.

В Центр хранения документов по личному составу поступают следующие основные категории документов:

  • организационно-распорядительная документация по личному составу (приказы, распоряжения, алфавиты к ним, записки о приеме и увольнении, постановления и решения коллегий о назначении, перемещении и увольнении руководящих работников);
  • учетные документы по личному составу (книги, журналы, списки, карточки);
  • документы официального и личного происхождения, не включенные в состав личных дел (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и т.д.);
  • личные дела;
  • бухгалтерские документы: лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы;
  • документы по аттестации и тарификации; личные аттестационные дела лиц, получивших ученые степени;
  • наградная документация (ходатайство, заключение и представление учреждений, представляющих лицо к присвоению званий, личные наградные дела);
  • акты о несчастных случаях, связанные с производством и другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получения образования, имущественные и льготные права.

При организации отбора документов на хранение следует обратить внимание на такие виды документов, как трудовой контракт и трудовое соглашение. В настоящее время основанием приема сотрудника на работу в ряде организаций является контракт, заключенный им на определенное время, а не заявление о приеме на работу, как обычно. Контракт должен приниматься на хранение в составе личного дела. Трудовые соглашения принимаются на хранение как документы по личному составу.

Для консультаций, методической и практической помощи юридические и физические лица могут обращаться в соответствующий отдел Центра хранения документов по личному составу Республики Татарстан по телефону 57-84-38 (ул.Декабристов, 4).

Венера Яркаева,
директор ЦХДЛС