1999 1/2

В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан.

Сохранность документов по личному составу - одна из наиболее важных проблем архивного дела, которая со временем приобретает все большую актуальность.
Национальный архив Республики Татарстан всегда уделял немалое внимание работе с документами по личному составу. Значительные объемы дел по личному составу от ликвидированных организаций были приняты на хранение в 50-х и 60-х годах, в начале 70-х годов на основе решений местных органов власти стали создаваться хозрасчетные архивы по личному составу, однако в связи с реорганизацией системы управления к началу 90-х годов почти все они были ликвидированы.
В условиях современного реформирования нашего общества проблема сохранности документов по личному составу, стала еще более острой. В данной связи чрезвычайно важным шагом явилось принятие правительством Российской Федерации - впервые - специального распоряжения по этим вопросам от 23 апреля 1992 года.
Необходимость обеспечения сохранности документов по личному составу подтверждает постановление Кабинета Министров Республики Татарстан № 602 от 26 декабря 1994 года "О создании " Центра хранения документов по личному составу Республики Татарстан (ЦХДЛС РТ) в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу министерств, государственных комитетов, ведомств, предприятий, учреждений, организаций и иных организационных структур, улучшения их хранения и использования". Недавним постановлением от 30 марта 1999 года Центр хранения документов по личному составу РТ был переименован в Государственный архив по личному составу РТ (ГАЛС РТ). В соответствии с возложенными задачами архив по личному составу осуществляет прием документов прежде всего от ликвидированных (не имеющих правопреемника), приватизируемых и реорганизуемых республиканских органов государственной власти управления, учреждений, организаций, предприятий и иных государственных структур, негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и других).

В ГАЛС РТ поступают следующие основные категории документов по личному составу:

  •  организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, закрепляющие решения по вопросам приема, перемещения, увольнения личного состава);
  • протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий учебных заведений;
  • документы по учету личного состава (книги, журналы, списки, картотеки, поименные книги учащихся и т.п.);
  • финансовые документы, являющиеся основанием для выдачи заработной платы (лицевые счета и расчетно-платежные ведомости);
  • личные дела, личные карточки рабочих и служащих;
  • документы (акты, заключения, протоколы) расследований несчастных случаев по месту происшествия;
  • документы по аттестации и тарификации;
  • трудовые контракты и трудовые соглашения;
  • документы официального и личного происхождения, не включенные в состав личных дел (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и т.п.).

Архив комплектуется также учетными документами, архивными справочниками, информационными базами данных и другими материалами, дополняющими состав и содержание.
Принимая на хранение документы по личному составу ликвидированных предприятий и используя их для исполнения социально-правовых запросов граждан, сотрудники архива столкнулись с фактами недооценки руководителями организаций, особенно коммерческих структур, значения этих документов в жизни каждого человека. В результате кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТа и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще. Между тем следует иметь в виду, что сохранность документов по личному составу в первую очередь зависит от состояния их организации и учета на стадии ведомственного хранения.
По мере увеличения количества документов, хранящихся в архиве, возрастает и объем справочной работы. Это связано также с происходящей реорганизацией, ликвидацией значительного числа учреждений, предприятий. Люди обращаются к нам с просьбами о подтверждении архивной справкой трудового стажа, размера заработной платы, удержания налогов. Эти справки нужны гражданам для получения компенсаций, пенсий.
Следует отметить, что многие виды документов по личному составу имеют не только временное справочное значение, но и научную, историческую ценность, так как характеризуют различные стороны социальной жизни коллективов, предприятий и отдельных граждан. Эти документы могут быть отнесены к составу Архивного фонда России и после соответствующей экспертизы подлежат передаче на постоянное хранение.
В нашем архиве хранятся документы официального и личного происхождения, не включенные в состав личных дел. Это - трудовой список образца 1927 года на русском и арабском шрифте (в настоящее время трудовая книжка), членский билет "Касса взаимопомощи" образца 1928 года, где имеется памятка члена кассы взаимопомощи на арабском и русском шрифте, свидетельство о рождении образца 1934 года, свидетельство Государственного центрального бюро по обучению рабочих теплосилового хозяйства и рационализации его обслуживания (выдано в 1936 г.), расчетная книжка образца 1934 года.
Немало интересных сведений содержится в "Ополченском билете" за № 5414, выданном уволенному в запас в конце 1905 года рядовому Федору Осиповичу Ручкину. Из него мы узнаем, что владелец билета, родившийся в 1872 году, был призван на службу в армию из Лаишевского уезда в октябре 1893 года, принимал участие в боевых действиях против Японии в 1905 году. В билете есть также запись о детях, в которой удостоверяется церковной печатью и подписями священника и псаломщика то, что дочь Анна родилась в 1901 году, дочь Мария - в 1904-м, сын Владимир - в 1907-м и последняя дочь Зоя - в 1909 году. Все они были крещены в Смоленско-Дмитриевской церкви города Казани.
В то же время проблем в нашей системе архивной работы еще много. С учетом этого Государственный архив по личному составу Республики Татарстан активно занимается внедрением в практику автоматизированных архивных технологий, разрабатываются программы, приобретается компьютерная техника, что, несомненно, позволит повысить темпы и качество работы.

 

Винера Яркаева,
директор Государственного архива
по личному составу РТ,
заслуженный работник культуры РТ