1999 3/4

Первые итоги реформы

В ноябре 1996 года было создано и начало свою работу новое государственное архивное уч­реждение системы Комитета по делам архивов администрации Нижегородской области - Центр комплектования, ведомственных архивов и де­лопроизводства Нижегородской области (ЦКВАДНО). Первое знакомство российских ар­хивистов с нашим Центром состоялось на стра­ницах журнала "Гасырлар авазы - Эхо веков" (1997.-1/2.-С.234-235). Речь идет о статье пред­седателя Комитета А.П.Арефьева "Шаги Ниже­городской реформы".

Создав единый Центр вместо двух отделов, входивших в структуру областных архивов, ру­ководство архивной службы области стремилось решить три задачи: достичь большей оператив­ности в работе с источниками комплектования, исключив ненужное дублирование, возникшее в начале 1990-х годов в результате вхождения в государственную архивную службу партийных архивов; улучшить профессиональную подготов­ку сотрудников; усилить методический контроль архивистов за состоянием делопроизводства в государственных учреждениях области.

Прошло чуть более двух лет. Этап станов­ления Центра завершен. Ныне структура этой организации такова: отдел ведомственных архи­вов и комплектования архивного фонда, отдел делопроизводства, отдел научно-технической об­работки документов и отдел экспертизы ценно­сти документов, содержащийся за счет специ­альных, внебюджетных средств. Численность сотрудников ЦКВАДНО составляет 24 человека.

Наступило время подводить итоги, Опыт нашей работы позволяет утверждать, что реше­ние о создании единого Центра комплектова­ния, ведомственных архивов и делопроизводства оправдало себя. Процессу формирования архив­ного фонда Нижегородской области был придан новый импульс, он стал более продуманным, целенаправленным и планомерным. Директор архивного учреждения, специально занимаю­щийся вопросами комплектования и делопроиз­водства, получил возможность тщательнее раз­бираться и оперативнее решать свои проблемы, В возникающих нередко сложных ситуациях с организациями обращение директора самостоя­тельного архивного учреждения становится го­раздо более действенным, чем заведующего от­делом областного архива. Исчезло дублирование работы отделов комплектования двух областных архивов (государственного и бывшего партархи-ва).

С первых же дней образования Центра стояла задача подготовки новых специалистов, владеющих в равной степени архивными зна­ниями и премудростями делопроизводства. Та­кой подход не только поможет самим сотруд­никам лучше ориентироваться в той или иной ситуации, но и облегчит работу представителей ведомств, избавив их от необходимости обра­щаться по нескольку раз за помощью к разным специалистам.

Овладению специфическими знаниями для осуществления деятельности отделов подчинены задачи производственной учебы. На это же на­правлены и проверки номенклатур дел, и по­становка организаций в список источников комплектования: в этой области сотрудники различных отделов тесно взаимодействуют, об­мениваясь знаниями и опытом. Особо подчерк­ну роль комплексных проверок, запланирован­ных и выполняемых в большом объеме: ком­плексный подход, помимо прочих достоинств, экономит время сотрудников.

Необходимость специализации в рамках Центра продиктована прежде всего принципи­ально новыми для нашей службы задачами контроля за состоянием делопроизводства в ор­ганизациях - источниках комплектования. Ведь от того, насколько четко поставлено Докумен-тационное обеспечение управления (ДОУ) в ве­домствах, зависит напрямую информативность и полнота дел, поступающих в архивы.

В настоящее время проверки делопроизвод­ства носят системный характер и проводятся поэтапно. Последовательно проверены структур­ные подразделения администрации области, банки, налоговая инспекция (всего в 1998 г. проверками было охвачено более 80 из 374 ор­ганизаций-источников комплектования двух об­ластных архивов). На очереди администрации районов области.

Намеченные нами мероприятия предусмат­ривают распространение опыта департаментов и комитетов администраций на другие структуры, более тесное взаимодействие канцелярий с ку­раторами из Центра и т.д. Комплексный подход позволил глубже изучить специфику, общие особенности, состав документов того или иного круга учреждений. Такой системности, масшта­ба и уровня работы в областных архивах ранее не было. Тем весомей был итог, прозвучавший на расширенном заседании коллегии комитета по делам архивов совместно с департаментом государственно-правовой и контрольной службы, где была дана высокая оценка результатам проверок (комплексных, а затем и контроль­ных) в структурных подразделениях админист­рации Нижегородской области. В частности, руководство департамента приняло предложение архивистов, создав в своей структуре общий от­дел, осуществляющий организационное руково­дство и контроль за работой всех департаментов и комитетов администраций по управлению до­кументацией.

Вопросы ДОУ непосредственно связаны с проблемами формирования архивного фонда. В этом году Центр приступил к разработке двух­годичной программы по формированию архивно­го фонда области и сотрудничеству с ведомст­вами, с учетом итогов работы за период 1996-1998 годов. Здесь приоритетным считается рас­ширение источниковой базы и оптимизация ар­хивного фонда.

Поиск новых организаций, работа с тради­ционными источниками комплектования в со­временных условиях - задача большая и слож­ная. Мы несколько изменили подход к работе с потенциальными источниками. Теперь внима­тельно изучается не только состав документов, вид деятельности, история организации, но и ее взаимосвязи с органами государственной власти и управления, другими организациями (в том числе возможными источниками комплектова­ния),  а также ее жизнеспособность.  Так,  в 1999        году в список источников комплектования были включены: Территориальный фонд обяза­тельного страхования, государственное предпри­ятие "Регионконтакт"; на очереди – Управление Федерального казначейства, Управление судеб­ного департамента и другие структуры. Надеж­ней всего отследить ликвидацию организаций или появление новых структур через Комитет управления государственным имуществом и Ре­гистрационную палату. К сожалению, это не всегда удается, так как механизм взаимоотно­шений с этими учреждениями в настоящее время совершенствуется.

Другое важное направление нашей деятель­ности - развитие договорных отношений с него­сударственными структурами, в первую очередь с теми, где хранятся документы государствен­ной части архивного фонда Нижегородской об-ласти. Разработанный при участии юриста Ко­митета по делам архивов договор разослан в крупнейшие предприятия Н.Новгорода и облас­ти (АООТ "Этна", АООТ Торьковский метал­лургический завод", АООТ ТАЗ", АООТ "Оргсинтез", АООТ "Зефс" и др.). Руководство предприятий в целом с пониманием относится к сотрудничеству с архивистами, поэтому серь­езных проблем при заключении договоров пока не возникало.

В связи с тем, что значительное количество документов государственной части архивного фонда пока остается на ведомственном хране­нии, интересна правоприменительная деятель­ность Центра по обеспечению их сохранности. Возможность применения штрафных санкций к лицам, не обеспечивающим сохранность доку­ментов в ведомствах, стала реальной лишь с принятием дополнений в Закон Нижегородской области об Архивном фонде и архивах. Тем самым был регламентирован механизм реализа­ции статьи 29, предусматривающей ответствен­ность за нарушение Закона. В настоящее время директору ЦКВАДНО и специалистам дано пра­во составлять протокол об административном правонарушении по фактам утраты дел, нахо­дящихся на ведомственном хранении. Уже есть первый опыт: акционерам одного из обществ, "сэкономившим" на ответственном за архив, пришлось расплачиваться за утрату дел госу­дарственной части Архивного фонда. Эту работу специалисты Центра проводят в контакте с юристом Комитета по делам архивов.

В работе с негосударственными структурами основное внимание уделяется документам поли­тических партий и общественных движений. Здесь приходится преодолевать значительные сложности. Обиднее всего, когда некоторые по­литики, поднявшиеся на волне "митинговой де­мократии" и клеймившие позором КПСС за за­крытость партийных документов, ныне наотрез отказываются предоставить доступ к материалам своих партий. Для изучения опыта работы с новыми общественно-политическими структура­ми и координации усилий в этом направлении Центр сотрудничает с департаментом по связям с общественностью администрации Нижегород­ской области. Удалось добиться некоторых ус­пехов и заключить первые договоры о сотрудничестве, что позволяет надеяться на более ве­сомые результаты в дальнейшем.

В работе с личнофондосдатчиками ЦКВАДНО осваивает новое направление - сбор документов от бывших работников обкомов и райкомов партии, делегатов съездов КПСС и ВЛКСМ, то есть тех, кто создавал историю нашей страны в недавнем прошлом, находясь у руля власти.

Начальный опыт нашей работы обозначил перспективы дальнейшего развития Центра, При создании он мыслился учреждением, охва­тывающим не только организации Н.Новгорода, но и области в целом. Следовательно, методиче­ская помощь ведомственным архивам и дело­производственным службам организаций должна распространяться на всю область. Отсюда ясно вырисовываются наши интересы и тот потенци­ал, которым должны обладать сотрудники ЦКВАДНО в реализации заложенных идей.

Выделяя положительные моменты в созда­нии Центра, хочу отметить сложившуюся взаи­мосвязь и взаимопомощь разных отделов. При­мером может служить взаимодействие отделов комплектования и научно-технической обработ­ки документов по выявлению организаций-должников по упорядочению документов. Работа этих отделов в рамках единого Центра позво­лила преодолеть некоторую разобщенность, от­мечавшуюся ранее.

Есть и проблемы в деятельности ЦКВАДНО, хотя они носят, как правило, объективный ха­рактер. Типичный пример - территориальная удаленность Центра от комплектуемых архивов. Решение этой проблемы и поиск более удобного помещения зависит, разумеется, от вышестоя­щих инстанций. Но та большая помощь, кото­рую оказывают нашему молодому Центру руко­водители архивной службы Нижегородской об­ласти - председатель комитета А.П.Арефьев, его первые заместители М.И.Минеева и Е.Б.Авдеева, а также наш куратор, начальник отдела комитета А.А.Глазырина, позволяет на­деяться, что трудности будут успешно преодо­лены.

Всех, кто откликнулся на статью "Шаги Нижегородской реформы", благодарим за про­явленный интерес, поддержку и вопросы. При­глашаем коллег продолжить диалог.

 

Николай Туркин,

директор ЦКВАДНО