2004 1

Информационно-справочные документы

(СОВЕТЫ АРХИВАРИУСА)

Информационно-справочные документы составляют большую группу управленческих доку­ментов, содержащих информацию о фактическом состоянии дел в учреждениях. Они не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, служат основанием для издания документов организационно-распоряди­тельного характера. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные записки, предложения, заключения, сводки, обзо­ры, письма, телеграммы, телефонограммы. Сегодня мы рассмотрим составление докладных, объяс­нительных и служебных записок.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Доклад­ной запиской информируют руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся си­туации, требующих принятия решения. Этот вид документа могут использовать для информирования о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ. Инициаторами создания докладной записки могут быть как руководитель учреждения, так и структурные подразделения или конкретный работник. Ситуации, требующие подготовки данного документа, могут быть раз­личными: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование сотрудников.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка пред­ставляется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке органи­зации и подписывается руководителем организации или его заместителем. Внутренняя докладная записка представляется руководителю организации или структурного подразделения на стандарт­ном листе бумаги. Она подписывается составителем, если она представляется руководителю струк­турного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, факты и события, послужившие поводом для ее написания, во второй части содержатся выводы, предло­жения и рекомендации о конкретных действиях, которые необходимо предпринять.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка — документ, который можно разделить на две группы. Первая — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); вторая — сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, про­исшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка в целом оформляется так же, как и докладная. Первая группа состав­ляется на общем бланке учреждения. Вторая, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сло­жившуюся ситуацию, действия. Как и внутренняя докладная записка, она составляется на чистом листе бумаги с воспроизведением тех же реквизитов.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки явля­ется дата ее подписания составителем.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должност­ным лицом другому должностному лицу. Это внутренняя переписка между структурными подраз­делениями. Хотя нормативными и методическими документами по документационному обеспе­чению не предусмотрено использование в деятельности учреждений служебных записок, практи­ка показывает, что этот вид документа очень широко применяется. В основном, это в крупных учреждениях, где руководители подразделений наделены компетенцией издания распорядитель­ных документов, ведения переписки и где могут возникнуть ситуации, при которых необходимо документирование.

Таким образом, служебная записка — документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специ­алиста другого подразделения. Обычно служебные записки составляются по вопросам материаль­но-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и др.

Служебная записка составляется на чистом листе бумаги и адресуется конкретному должно­стному лицу. Должны присутствовать следующие реквизиты: наименование структурного под­разделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. Текст состоит из обоснования причин составления и предложений, просьб и т. д.

Служебная записка подписывается сотрудником или руководителем подразделения, датой является дата ее составления и подписания.

 

Использованная литература:

1. Секретарское дело.-М.,2001.-№ 1; 2003.-№ 1.

2. Справочник секретаря и офис-менеджера.-М.,2003.-№ 4.

3. Документы и делопроизводство. Справочное пособие.-М.,1991.

 

Светлана Гоголева,

главный специалист - архивный инспектор ГАУ при КМ РТ