2004 2

Информационно-справочные документы

Мы продолжаем тему оформления информационно-справочных документов, нача­тую в предыдущем номере журналаI. В этой статье мы остановимся на актах, служебных и сопроводительных письмах.

Акт — это документ, составленный коллегиально комиссией, постоянно действую­щей или специально создаваемой для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Состав комиссии утверждается распорядительным документом (приказом, рас­поряжением) вышестоящей организации или руководителя. Мы не будем касаться форм актов, существующих в архивных правилах, так как они унифицированы. Рассмотрим другие их разновидности: акты обследования состояния техники безопасности, инвен­таризации, расследования аварий и другие. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписавшими документ. Акт оформляется на общем блан­ке, если является внутренним документом учреждения. Если это внешний документ, то он должен содержать юридический адрес организации, его составившей.

Акт состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для его составления — это может быть ссылка на документ (договор, распо­рядительный документ), на какие-нибудь факты, события. Затем указывается состав ко­миссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются их должности.

В констатирующей части излагаются: сущность, характер, методы и сроки проде­ланной работы, установленные факты, результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты и включать материал, представлен­ный в виде таблицы.

В конце текста указывается количество составленных экземпляров актов и их место­нахождение. Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении акта ревизий и обследовании его содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается приня­тым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, должны его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мне­ние может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту. В необходимых случа­ях акт утверждается руководителем данной или вышестоящей организации, по распоря­жению которого проводилось мероприятие, завершившееся составлением акта. Для ак­тов по материальным и финансовым вопросам необходимо также заверение печатью.

Служебные письма — это обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности учреждений; отсюда вытекает разнообразие содержания: запросы, уведом­ления, рекомендации, задания, претензии, предложения, замечания, требования, сообщения и т. д. Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями и занимают большое количество во входящей и исходя­щей документации учреждения.

Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дело), но и ускорит исполнение документа. Несколько вопросов излагается в одном письме в случае их взаимосвязан­ности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей: в первой части излагается причи­на, основание или обоснование, побудившее составить письмо, приводятся ссылки на документы, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается ос­новная часть документа: выводы, предложения, просьбы, решения, замечания и т. п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основ­ной части, без пояснений.

Главная цель служебного письма — побудить к действию, убедить, доказать, разъяс­нить. Эта цель достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Приводимые фак­ты должны быть объективны, цифровые данные —точны. В письме рекомендуется из­бегать категорических выражений. Это достигается вводными словами и конструкция­ми: по-видимому, по-прежнему, если возможно и т. п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «тщательно изучив Ваши замечания...» При обосновании действий используются сло­восочетания и выражения: «В порядке обмена...», «В связи...», «В соответствии...», «В порядке исключения...» и т. п. Причины принятия решений формулируются с по­мощью деепричастных оборотов: «считая», «рассматривая», «руководствуясь», «при­нимая во внимание» и т. д.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на инициативные и ответные. Если письмо является ответом — составитель указывает дату и номер инициативного доку­мента, на который он отвечает. Этот реквизит переносится на бланк при окончательном оформлении письма. Служебные письма оформляются на бланке — его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, так как оно уже имеется на са­мом бланке. ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству в федераль­ных органах исполнительной власти (М., 2001 г.) унифицируют оформление служебных писем.

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информиру­ет адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Сопроводитель­ное письмо составляется на бланке учреждения в случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объ­яснить причину задержки и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «По­сылаем...», «Направляем...», «Прилагаем...» и т. п., далее указываются заголовки и по­исковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводи­тельного письма очень краток и не имеет самостоятельного заголовка. В случае, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не составляется.

I    "Гасырлар авазы-Эхо веков".-2004.-№1.-С.247-248.

 

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА:

1. Секретарское дело. - М., 2003. - № 4.

2. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. -М., 2001.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система ор­ганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М, 2003.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определении. - М., 1998.

 

Светлана Гоголева,

главный специалист — архивный инспектор ГАУ при КМ РТ