2005 2

Советы архивариуса.

Методика составления индивидуальной номенклатуры дел в организациях и учреждениях

Сегодня мы остановимся на методике составления индивидуальной номенклатуры дел в организациях и учреждениях (далее организации). Этот вопрос до сих пор остается актуальным. Номенклатура дел дает полную информацию обо всех разновидностях документов и дел, которые должны вестись организацией, отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, финансовые, производственные и другие ее направления деятельности. Она является документальным подтверждением деятельности организаций. Таким образом, можно сказать, что задача номенклатуры дел гораздо более широка, так как отвечает интересам правовой, информационной защиты организаций. После утверждения номенклатуры дел руководителем организации она становится нормативным документом для всех должностных лиц организации, которые обязаны сгруппировать и сохранить дела, заводимые ими. Поэтому в каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности этой организации.
Что такое номенклатура дел? ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Этот термин включает в себя несколько ключевых понятий, которые предполагают, что, во-первых, все дела, включенные в номенклатуру дел, должны располагаться в определенном порядке, во-вторых, иметь установленные сроки хранения и, в-третьих, сама номенклатура как документ должна быть оформлена в установленном порядке. Выполнение этих условий позволяет наметить группировку исполненных документов в дела и их формирование; установить закрепленную специальными индексами систематизацию дел в структурных подразделениях или в организации в целом; определить сроки хранения документов и дел; организовать учет дел в структурных подразделениях организаций; эффективный и быстрый поиск необходимой документной информации для оперативного использования. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) и учетным документом для дел временного хранения в архиве организации.
Из трех видов номенклатуры дел — типовая, примерная и индивидуальная, рассмотрим особенности составления последней.
Индивидуальная номенклатура дел — систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в конкретной организации или учреждении в определенный делопроизводственный год.
Приступая к разработке номенклатуры, необходимо изучить положение или устав об организации и ее структурных подразделениях, штатное расписание или структуру организации, планы и отчеты о ее работе, номенклатуры дел за предшествующие годы (если составлялись), а также виды, состав и содержание всех документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации.
Наибольшие трудности возникают при составлении номенклатуры дел впервые в недавно образованной организации с еще не полностью установившимися задачами, функциями, несложившимся составом документов. Безусловно, что в первый год деятельности организации пытаться сделать номенклатуру очень сложно и нецелесообразно. В этом случае разработку необходимо начинать со структурных подразделений или участков работы с традиционными функциями, имеющих отработанный состав документов: кадры, бухгалтерия и так далее. К непосредственному составлению номенклатуры дел структурных подразделений целесообразно приступать через определенное время после начала деятельности организации (примерно через полгода).
На наш взгляд, данную работу необходимо начинать с издания соответствующего распорядительного документа руководителя организации о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть указаны конкретные сроки представления в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и архив каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые могут образовываться в зависимости от специфики его деятельности в следующем делопроизводственном году. Также в приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел организации на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение руководителя. Если организация имеет большое количество структурных подразделений, к приказу можно приложить график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения.
Ответственность за составление сводной номенклатуры дел возлагается на руководителя службы документационного обеспечения управления (канцелярию, общий отдел и т. д.). Руководитель архивной службы организации (заведующий архивом, ответственный за архив) оказывает службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь в проведении этой работы.
Следует обратить внимание, что для большинства вновь созданных организаций, особенно негосударственных, характерна нестабильность структуры или ее частые изменения, поэтому возможно построение номенклатуры не по структурному, а по функциональному принципу. Это удобно в основном для небольших организаций. Также при составлении номенклатуры дел необходимо иметь в виду, что во многих организациях сложилась практика, когда руководители и специалисты держат у себя и не передают в канцелярию ряд важных документов (уставные, протокольные). Это необходимо учитывать при выявлении документов.
В последнее время широкое распространение получают электронные документы, а также базы и банки данных. Они стали неотъемлемой частью документооборота всех организаций и их информационных ресурсов. Однако во многих случаях документная информация на электронных носителях не считается документом и не учитывается в номенклатуре дел, что приводит к неполному учету действительного документооборота в организациях. При составлении номенклатуры дел следует иметь в виду, что вся документная информация, образовавшаяся в деятельности организации независимо от формы ее носителя, должна быть учтена. Документы или документальные комплексы, созданные электронным способом и не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры дел, а в графе «Примечание» делается специальная отметка (например: ведется в электронной форме, на бумажный носитель не переносится). Эта отметка должна относиться, как правило, только к оперативной документации, или документация может вестись в электронной форме в текущем делопроизводстве, но при сдаче в архив в обязательном порядке переводится на бумажную основу. Это относится к видам документации, которые должны в обязательном порядке вестись на бумажном носителе, со всеми реквизитами, подтверждающими их легитимность. Это — уставная, распорядительная, нормативная, документы по личному составу. Учитывая, что базы данных не являются документами в традиционном понимании и не подлежат установленной для обычных документов классификации в номенклатуре дел, целесообразно для них иметь отдельный перечень.
Основную ценность номенклатуры дел как справочника представляют заголовки дел, прежде всего, точность и полнота отражения в них всех функций организации. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел, которые отражают все документируемые направления деятельности организации. Заголовки дел должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Особое значение имеет проблема установления сроков хранения документов в номенклатуре дел, прежде всего, современных хозяйственных и экономических структур. В данных случаях нужно иметь в виду: если данные документы, отражающие новые виды деятельности, не имеют аналогов в действующих перечнях, нельзя устанавливать им срок хранения по формальному совпадению названия документа, имеющегося, скажем, в типовом перечне. Необходимо обратиться к мнению экспертов, зафиксированному в решении экспертной комиссии организации. Хочется отметить, что в современных условиях роль экспертной комиссии, ее ответственность за определение сроков хранения документов значительно возросла, и ее задача отнюдь не является формальной. При установлении сроков хранения документов необходимо учитывать, что в отдельных случаях их следует дополнять примечаниями типа: «после завершения ревизии», «после окончания срока действия ревизии». Эти примечания играют важную роль, особенно для финансовой и бухгалтерской документации. Отдельно уточним, что сроки хранения документов по личному составу (75 лет) начинают отсчитываться только после увольнения работника из организации.
Номенклатура дел имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, примечание (см.: Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1986. – С. 107).
Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы документационного обеспечения управления; второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра; третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве организации, учета дел и так далее; четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована (это для организаций источников-комплектования). Первый (титульный) лист номенклатуры печатается на бланке организации. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, рассматривается экспертной комиссией организации, затем согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, если организация является его источником комплектования, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования при организации работы с документами.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с первого января следующего календарного года. Номенклатура перерабатывается не реже одного раза в пять лет, в случае коренного изменения функций и структуры организации, в результате чего появились целые комплексы новых видов документов, не вошедших в действующую номенклатуру дел, она пересоставляется и заново утверждается. Организации источники-комплектования представляют в архивное учреждение вновь составленную номенклатуру на согласование. Текущие изменения и дополнения могут вноситься в номенклатуру в течение года, для этого в каждом разделе необходимо оставлять свободные номера для вновь образующихся дел.
В следующем номере мы продолжим начатую тему и более подробно рассмотрим вопросы связанные непосредственно с составлением номенклатуры дел.

Литература:
1. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986. – 173 с.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. – 7 с.
3. Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. – 1999. – № 1. – С. 89-91.
4. Альбрехт Б. В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. – 2004. – № 10. – С. 5-9.
5. Кошелева Е. А. Составление номенклатуры дел // Секретарь-референт. – 2004. – № 1. – С. 46-48.

Светлана Гоголева,
главный специалист – архивный инспектор ГАУ при КМ РТ