2006 2

Советы архивариуса

Составление исторической справки

Для обеспечения сохранности и оперативного поиска документов и наиболее полного использования содержащейся в них информации к документам архива создается научно-справочный аппарат (НСА). Важным элементом научно-справочного аппарата является историческая справка, составлению которой мы сегодня уделим внимание, а также дополнения к ней.
Исторические справки составляют к каждому фонду, поступающему на государственное, муниципальное и ведомственное хранение. Грамотно составленная историческая справка позволяет получить подробные сведения как по истории организации, так и о комплексе документов, созданных в процессе ее деятельности. По определению ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» историческая справка — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.
В исторической справке указывают название организации в соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах (уставе, положении). Если в учредительных документах закреплено и сокращенное наименование организации, то его приводят в скобках рядом с полным. В случае отсутствия учредительных документов, позволяющих установить точное название организации, изучают реквизиты бланков, финансовые документы. Сведения по истории действующей организации дают на тот год, по который документы сдают в архив, а сведения по истории ликвидируемого учреждения — за весь период деятельности учреждения-фондообразователя, независимо от того, за какой период сохранились документы.
Историческая справка состоит из трех частей: 1. История фондообразователя (фондообразователь — организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд); 2. История фонда; 3. Характеристики документов фонда.
История фондообразователя излагается в хронологической последовательности фактов. Она составляется до начала работ по научно-технической обработке документов фонда и уточняется в процессе работы над ним. В этой части справки отражаются:
— сведения о создании (образовании), реорганизации, ликвидации организации со ссылками на номера и даты распорядительных документов;
— при наличии нескольких правовых актов о создании, переименовании, преобразовании и ликвидации учреждения даты всех документов, при этом за основу берется наиболее ранний по времени подписания документ;
— сведения по истории организации, установленные не по законодательным актам, а косвенным путем (законодательные акты не были обнаружены), обязательно оговариваются в исторической справке;
— сведения о реорганизации, ликвидации фондообразователя с учетом формулировок, приведенных в правовых актах: создать, преобразовать, реорганизовать и т. д.;
— полное название фондообразователя и его подчиненность (т. е. вышестоящая организация) на момент составления исторической справки;
— все переименования фондообразователя, сведения об организации-предшественнике (если организация образуется на базе другого предприятия) или организации, унаследовавшей ее функции. Перечисляются все изменения в названии организации с указанием всех дат документов, на основе которых произошли изменения в названии и подчиненности организации;
— сведения о масштабе деятельности, задачах и функциях организации и их изменениях;
— сведения о структуре организации, ее изменении с указанием всех дат, ее подведомственная сеть.
Для получения сведений по истории фондообразователя необходимо изучить законодательные и правовые акты органов государственной власти, документы организации-фондообразователя: положения (уставы), постановления, решения, приказы, штатные расписания и др.; документы вышестоящей организации; справочную литературу (например, справочник по административно-территориальному делению).
В исторической справке к объединенному фонду излагается история всех учреждений-фондообразователей, документы которых образуют этот фонд, при этом история каждого учреждения-фондообразователя дается самостоятельным разделом.
В разделе «История фонда» указываются: местонахождение фонда до поступления в архив; дата поступления дел в архив с указанием номера и даты акта приема-передачи; крайние даты документов фонда и количество единиц хранения в фонде, т. е. даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав; изменения в составе и объеме фонда и их причины (экспертиза ценности документов, выделение их к уничтожению, переработка или усовершенствование описей); наличие утерянных документов (количество, состав); наличие в фонде документов других учреждений или документов данного учреждения в других архивах; степень сохранности документов, физическое состояние (в каком состоянии поступили на хранение); состав научно-справочного аппарата к фонду (наличие описей, картотек); характеристика документов по личному составу.
Основными источниками при написании второй части исторической справки являются документы данного фонда, дело фонда, учетные документы (описи, акты, справки). Для объединенных фондов во втором разделе дается обоснование объединения фондов.
В разделе «Характеристика состава документов фонда и их использование» приводятся сведения о состоянии документов: группы документов, типичные для данного фонда, их краткое содержание; виды документов, представленных не полностью с указанием крайних дат и причин; особенности формирования дел (например, одно дело за несколько лет, разделение по томам, скрещивание дат); использование документов фонда (содержание тематических и социально-правовых запросов, подбор и выдача документов исследователям при подготовке справочников, путеводителей, обзоров, сборников документов).
Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия; даты жизни; профессия, род служебной и общественной деятельности.
В исторической справке на семейные и родовые фонды приводятся сведения по хронологии степени родства (отец — сын — внук). На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, даются краткие сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в алфавитном порядке их фамилий.
В исторической справке к архивной коллекции указываются: история ее создания; составитель; местонахождение коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве); сведения о передаче коллекции на хранение; данные об использовании документов; научно-справочный аппарат.
При последующих передачах документов на хранение составляют дополнение к исторической справке, где описывают изменения в составе фонда, названии, структуре, функциях, подчиненности организации. Дополнение к исторической справке составляется в виде отдельного документа и имеет заголовок «Дополнение к исторической справке фонда…».
Справка составляется в четырех экземплярах: один остается в архиве организации, три передаются в государственный или муниципальный архив. Каждый экземпляр датируется, подписывается составителем и согласовывается с руководителем организации.

ЛИТЕРАТУРА:
1. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986. – С. 80-81.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. – 6 с.
3. Инструктивное письмо Росархива о создании и развитии системы научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов // Информационно-методический бюллетень. – М., 2001. – № 16. – С. 73.
4. Составление исторической справки к фонду // Информационно-методический бюллетень. – М., 2002. – № 19. – С. 30.

Светлана Гоголева,
ведущий советник отдела правовой и кадровой работы ГАУ при КМ РТ