2005 1

Советы архивариуса

Методика составления индивидуальной номенклатуры дел в организациях и учреждениях

Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Основными формами использования архивных документов являются: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; представление документов пользователям для исследований в читальном зале; экспонирование документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий (организация лекций, уроков, экскурсий, дней «открытых дверей» и других просветительских мероприятий) с использованием архивных документов; выдача документов во временное пользование; публикация архивных документов. Эти формы использования архивных документов находятся как бы на стыке документоведения, архивного дела и исторической науки. Они требуют от архивиста достаточно высокой квалификации.
Сегодня мы остановимся на таких формах использования архивных документов, как экспонирование на выставках и публикация.
Экспонирование документов на выставках. Выставка документов — это художественно оформленная подборка документов или их копий на определенную тему, предназначенную для публичной демонстрации (экспонирования). Выставки документов могут организовываться архивом как самостоятельно, так и совместно с другими архивами и заинтересованными учреждениями. По времени функционирования выставки документов бывают: постоянно действующие (со сроком функционирования сменных экспозиций полгода или год), временные (со сроком функционирования от 2-х недель до нескольких месяцев) и краткосрочные (со сроком функционирования от 1 до 10 дней).
По месту демонстрации выставок различают стационарные и передвижные. Стационарные выставки рассчитаны на демонстрацию в одном помещении или в одном месте, где есть соответствующее оборудование: стенды, витрины и другие приспособления. Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные выставки демонстрируются в разнообразных помещениях и перемещаются с одного объекта на другой. Передвижные выставки могут быть временными и краткосрочными. На передвижных выставках допускается экспонирование только копий документов.
При организации выставки архивных документов разрабатывается тематический (концепция) и тематико-экспозиционный план. В концепции определяется цель, время и место проведения выставки, метод экспонирования (подлинники, копии, муляжи), структура и содержание разделов выставки. На основе концепции проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Наряду с документами на выставке могут быть представлены музейные экспонаты, печатные издания. Концепция при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями и утверждается руководителем архива.
Тематико-экспозиционный план — это основной документ, по которому создается экспозиция выставки в «натуре». Он составляется по теме на основе отобранных документов и материалов. В него включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или витринах, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с концепцией выставки по разделам и подразделам, а внутри подразделов — по хронологии событий и фактов. Заголовки и названия оформляются отдельно для каждого экспоната с обязательным указанием даты документа или события, факта, изображаемого на фото; подлинности или копийности документа. В плане указываются также поисковые данные экспонируемых документов, ссылки на источники вспомогательных материалов и текстов-цитат (ссылочные данные на место хранение или издание, из которого изготовлена копия; для печатных изданий — место, год издания, фамилия автора). Тематико-экспозиционный план также утверждается руководителем архива.
Архивные документы требуют тщательно продуманной экспозиции для того, чтобы предмет выставки раскрылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося родной историей. Поэтому для подготовки выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой графическое изображение экспозиции, размещение стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки. При художественном оформлении выставки четко выделяются разделы и подразделы; каждому разделу дается единообразно оформленное название.
Подготовка даже небольшой краткосрочной (до 10 дней) выставки документов — ответственное и трудоемкое мероприятие. В данном случае речь идет о риске хищения или повреждения экспонируемых документов. Ответственность за сохранность архивных документов несут организации — устроители выставки. Архив, предоставивший документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.
Публикация документов. Публикация архивных документов — подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами. Публикация документов имеет различные типы, виды и формы.
Типы публикаций: научные — публикации, предназначенные для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности; научно-популярные — издания, рассчитанные на широкий круг любителей истории. Поскольку они предназначены не для профессионалов, к этим изданиям составляется справочный аппарат, делающий текст источника доступным; учебные — предназначенные для освоения учебных программ.
Виды публикаций документов определяются составом публикуемых источников, и в соответствии с этим издания могут быть: пофондовые — из документов одного архивного фонда; тематические — из документов различных фондов, но по одной теме; публикации документов одного вида, независимо от их фондовой принадлежности.
Формы публикаций документов: корпус — свод источников по определенной теме; том — структурная часть продолжающегося или многотомного издания; выпуск — часть периодического издания или серии; часть, раздел — часть текста одной книги; CD-ROM, комплект микрофиш, микрофильм.
Публикация готовится в несколько этапов: 1. Выявление и отбор документов; 2. Выбор и передача текста; 3. Археографическое оформление документа и составление научно-справочного аппарата к публикации; 4. Формирование макета публикации; 4. Работа с издательством.
Отбор выявленных документов для всех типов изданий проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания. Для документальной публикации отбирается основной текст документа. Во всех типах и видах публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей. Текст каждого документа публикации сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой. В заголовке указывается порядковый номер документа в данной публикации, наименование, автор, адресат, краткое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер, грифы. В археографической легенде обозначаются: поисковые данные, подлинность, указание языка (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, сведения о внешних особенностях и первой, или наиболее полной, публикации документа.
Состав научно-справочного аппарата публикации определяется ее типом, видом и формой. В него входят: примечания по содержанию, указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, содержание (оглавление) и другие приложения.

Литература:
1. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2002. – 303 с.
2. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1991. – 144 с.
3. Научно-методическое пособие о подготовке выставок документов. – М., 1974. – 22 с.
4. Приказ Росархива № 95 от 11.11.93 «О введении в действие «Инструкции по обеспечению сохранности документов при организации их экспонирования». – М., 1993. – 13 с.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. – 6 с.
6. Секретарское дело. – М., 2003. – № 1. – 71 с.

Светлана Гоголева,
главный специалист — архивный инспектор ГАУ при КМ РТ