2002 1/2

Советы архивариуса

ВНЕДРЕНИЕ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ

ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов принадлежит перечням. Перечни документов — это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов и о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, мини­стерств, и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, изданный в 1989 году и ориентированный на систему государственных учреждений, существовавшую в то время, сегодня не отражает наличие в стране организаций разных форм собственности, возникновение новых видов документов.

В 2000 году вышел новый типовой перечень: "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", который является логическим продолжением типового перечня документов 1989 года.

В чем взаимосвязь двух этих перечней.

Во-первых, новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 года, а для установления сроков хранения документов, созданных в 80-е-90-е годы, необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 года.

Во-вторых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть типового перечня 1989 года.

В-третьих, остается действующей вторая часть типового перечня 1989 года, которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например, конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода доку­ментации.

Перечень включает однотипные документы, образующиеся в организациях незави­симо от их назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности, то есть действия нового перечня распространяется и на документы негосударственных органи­заций.

Новый перечень более компактный: содержит 523 статьи (в старом — 2250), и со­стоит из одной части. Перечень имеет 12 основных разделов, разделы содержат подраз­делы по более узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Перечень включает более 100 новых статей. Это, как правило, документы, появле­ние которых обусловлено современными условиями организации и деятельности обще­ства (нормативные, плановые, информационно-аналитические). Срок их хранения был установлен на основании комплексного применения действующих критериев определе­ния ценности документов. В перечень вошли документы, образующиеся при создании и ликвидации организаций (государственных и негосударственных) — по акционирова­нию, лицензированию, аттестации, сертификации, по налогообложению, маркетингу. Та­кие, как например: протоколы общих собраний акционеров, реестр акционеров, реестры владельцев ценных бумаг, договора о продаже-покупке акций акционерами, договора с аудиторами, контракты.

Следует обратить внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности (личные дела, лицевые счета рабочих и служащих, личные карточки). Ранее в перечне 1989 года срок хранения этих дел опреде лялся в 75 лет — "В" ЭПК (возраст лица на момент его увольнения из организации). В новом перечне они имеют срок 75 лет ЭПК. При этом следует помнить, что существу­ет запретная дата, которой является 1950 год. Это означает, что документы, образовав­шиеся до этого срока нельзя уничтожать, для них устанавливается срок хранения — "постоянно". Изменился срок хранения трудовых соглашений, трудовых договоров. По перечню 1989 года 5 лет с примечанием "после истечения срока договора", по перечню 2000 года срок хранения определен — 75 лет ЭПК, без всяких примечаний.

В новом перечне увеличилось количество документов с отметкой "ЭПК". Это обус­ловлено стремлением собственников документов из числа негосударственных органи­заций самостоятельно хранить свои документы, наличие "коммерческой тайны, ведение делопроизводства с применением современной электронной техники без сохранения за­писанной информации". Отметка "ЭПК" рядом с определенным сроком хранения озна­чает, что указанная документация в организациях государственного типа возможно бу­дет иметь срок хранения "постоянно", что решается после ее изучения и по согласова­нию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива. В организации не­государственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация зак­лючила договора с архивными учреждениями на передачу документов.

Снижение сроков хранения установленных данным перечнем запрещается. Повы­шение сроков хранения документов, предусмотренных перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организации. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хране­ния аналогичных видов документов на традиционных носителях.