2001 3/4

- Советы архивариуса

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ И ПЕЧАТЕЙ

В деятельности организаций, предприятий немаловажное значение имеет правильное использование гербовых бланков и печатей. Порядок учета, хра­нения и использования гербовых бланков регламентируется ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятом и введенном в действие постановлением Госстандар­та России от 31 июня 1997 года № 273. В 2000 году Госстандарт внес в него изменения.

Согласно требованиям государственного стандарта бланки с изображени­ем герба Республики Татарстан должны изготавливаться только полиграфи­ческими предприятиями. На каждом бланке типографским способом простав­ляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Эти номера проставляются на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Можно проставлять учет­ные порядковые номера и на оборотной стороне бланка.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии органи­зации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации. Для доку­ментов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии). Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам:

Поступление — наименование вида бланка; дата поступления; номер со­проводительного документа; организация — поставщик бланков, количество экземпляров; серия и номера бланков;

Выдача — наименование вида бланка; получатель бланка (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего); количество экземпляров; серия и номера бланков; расписка в получении; примечания (от­метка об уничтожении).

Гербовые бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае­мых металлических шкафах. Уничтожение бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Печать учреждения является составной частью защиты документа. Это вы­резанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо. Штамп — это вид печати прямоугольной формы. Печати подразделя­ются на следующие виды: гербовые; печати юридических лиц и организаций без права юридического лица — не имеющих право иметь гербовые печати; простые.

Гербовые печати, а также печати организаций (с наименованием организа­ций), не имеющих право изображать государственную символику (печать) ста­вятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным ак­том. Существует примерный перечень документов, требующих обязательно­го наличия оттиска печати. Этот перечень является единым для всех органи­заций, независимо от того, имеют ли они право изображать на печати Госу­дарственный герб или нет. К таким документам относятся:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; спи­сания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом со­трудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совер­шения финансово-хозяйственных операций.

Представления И ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

ПиСЬМа Гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин. валюты со счетов; переводы валюты; на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

На гербовом бланке печать не ставится, но на документах финансового характера печать проставляется. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подпи­савшего документ. На документах финансового характера печать проставля­ется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения пе­чати обозначается символом "МП" без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Учет печатей, как и гербовых бланков, ведется в регистрационно-учетной форме. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Запрещается использование изображения герба Республики Татарстан на печатях юридическими лицами, а также индивидуальными предпринимате­лями, кроме случаев, когда законодательными и иными правовыми актами предусмотрено разрешение на их использование.

 

Светлана Гоголева,

главный специалист-архивный инспектор ГАУ при КМ РТ