2002 3/4

Советы архивариуса

Ведение кадровой документации

Работа с кадрами - специальная функция управления. В крупных организациях ее выполняют отделы кадров, в небольших организациях ведение кадровой документации может быть поручено одному работнику - кадровику. К основной документации, отражающей трудовые правоотношения, движения кадров, относятся:

  1. организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения);
  2. документы по учету личного состава (журналы, списки, личные карточки работников);
  3. личные дела;
  4. подлинные документы официального и личного происхождения (трудовые книжки, дипломы, аттестаты);
  5. трудовые договора;
  6. документы об учебе в аспирантуре, документы о служебной аттестации, присуждении ученых степеней и званий, присвоении наград и почетных званий.

Сегодня мы остановимся на организационно-распорядительной документации по личному составу и личных делах. К организационно-распорядительной документации относятся приказы (распоряжения), в которых отражаются факты приема, перевода и увольнения лица, а также его поощрений, премирования, наград, взысканий, командировок, отпусков. Для подавляющего большинства перечисленных разновидностей приказов разработаны унифицированные формы, которые распространяются на юридические лица всех форм собственности. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года № 26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а признано утратившим силу. Приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием унифицированных форм. Другие приказы по личному составу (об изменении анкетно-биографических данных, о вынесении взысканий, присвоении разряда и др.) оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа, применяемом и для составления приказов по основной деятельности.
При оформлении приказов, распоряжений по личному составу следует учитывать две их категории, которые ввиду их разного срока хранения должны группироваться в отдельные дела. Согласно ст. 6 п. «б» Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000 г.), приказы по личному составу, в которых отражаются вопросы приема, перемещения, увольнения работников имеют срок хранения 75 лет ЭПК и являются основанием для наведения справок по пенсионному обеспечению. Приказы о предоставлении очередных ежегодных и учебных отпусков, о вынесении взысканий, о дежурствах, о краткосрочных командировках хранятся 5 лет. Таким образом, в кадровой службе должно быть не менее двух дел с приказами по личному составу. Нумерация приказов в каждом из этих дел должна различаться, например, по употребляемым буквенным индексам: 1 к, 2 к; 1 л/с, 2 л/с и т. д. Система индексации приказов разрабатывается самой организацией. По усмотрению организации кадровая служба может разделить приказы по личному составу на тематические подгруппы в пределах групп, выделенных по срокам хранения: например, сформировать отдельно приказы о предоставлении отпусков, о командировании работников, о приеме, переводе и увольнении и т.д., присваивая каждой подгруппе приказов свой индекс.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок вложения документов при формировании личного дела:

  1. Внутренняя опись документов личного дела.
  2. Личный листок по учету кадров (анкета).
  3. Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).
  4. Заявление о приеме на работу или трудовой договор.
  5. Автобиография.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Копии приказов (или выписка из него) об утверждении в должности (перемещении, увольнении, представлении частично оплачиваемых отпусков по уходу за ребенком до 1,5 лет).
  8. Характеристика или рекомендательное письмо, отзыв.

Наряду с перечисленными документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например:
- список научных трудов и изобретений, выписка из заседания протокола института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
- выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллекгивом) и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
- характеризующие деловые, личные качества работника: характеристики, отзывы, представления о назначении и аттестационные листы, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности), листок учета краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу) и др.
В практике работы многих учреждений, организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и др. Однако вся эта информация содержится в дополнении к анкете, личному листку по учету кадров. В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.
Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке.
Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов).
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологической последовательности.
Работники кадровых служб, на которых возложено ведение личных дел, обязаны постоянно следить за состоянием личных дел и своевременно вносить изменения в учетные данные работника. Категорически запрещается вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, менять его форму, требовать от работника повторного заполнения личного листка и написания автобиографии в целях обновления личного дела. Все изменения в учетных данных работника отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, Ф.И.О. работника, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении документов из личного дела по указанию руководителя организации работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело. В ней указывается: номер личного дела, Ф.И.О. работника, на которого оно заведено, дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в кадровую службу.
Наряду с контрольной карточкой в кадровых службах (особенно с большим количеством личных дел) обычно ведется вспомогательная алфавитная картотека, облегчающая поисковую и справочную работу по личным делам. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает: Ф.И.О. работника, номер личного дела, дату его заведения и другие справочные сведения по усмотрению кадровой службы. Контрольная и алфавитная карточки могут быть объединены в алфавитно-контрольную карточку. Личные дела хранятся в отделе кадров как документ строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за ведение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров, а в небольших организациях, где нет самостоятельной кадровой службы, на руководителя организации.
Ежегодно руководителем кадровой службы должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении и личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.
Для хранения личных дел работающих сотрудников используются сейфы и специальные шкафы, где их располагают по порядку номеров. Документы уволенных оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве организации по алфавиту фамилий работавших.

Светлана Гоголева,
главный специалист —
архивный инспектор ГАУ при КМ РТ