2003 1/2

Советы архивариуса

В предыдущем номере журнала (№ 3/4, 2002 г.) рассматривался вопрос об оформ­лении и формировании организационно-распорядительной документации и личных дел. Сегодня мы продолжим начатую тему и остановимся на документах по учету лич­ного состава; подлинных документах офи­циального и личного происхождения, до­кументах об образовании, служебной атте­стации, награждении.

К документам по учету личного соста­ва относятся списки, журналы, личные кар­точки, поименные книги учащихся и т. п. Наиболее разнообразными бывают списки работников. Они группируются в отдель­ные дела одного календарного года и рас­полагаются по алфавиту. В них фиксиру­ется: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, профессия, трудо­вой стаж, должность и дата назначения.

Основным учетным документом явля­ется личная карточка работника (№ Т-2). Она имеет унифицированную форму, ут­вержденную постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26. Личная карточка заполняется работником кадро­вой службы на основании соответствую­щих документов: паспорта, военного биле­та, трудовой книжки. Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своев­ременно вноситься в личную карточку ра­ботника. В обязательном порядке простав­ляются дата заполнения карточки и под­пись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке простав­ляются дата и номер приказа и указывают­ся причины увольнения. Эти сведения дол­жны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Графы, в которых возможно частое внесение изме­нений, заполняют карандашом.

Имеющиеся личные карточки на рабо­тающих сотрудников заменять на новую форму карточки № Т-2 не нужно, так как это трудоемкий и длительный процесс. Новые карточки заполняются только на вновь принятых работников.

При наличии в учреждении автомати­зированной базы данных «Кадры» ре­комендуем также иметь карточку формы №Т-2 на бумажном носителе. Это обуслов­лено несколькими причинами: наличием факсимильных подписей работника служ­бы кадров и принимаемого работника; пе­редачей карточек в архив на бумажном но­сителе после увольнения работников; на­личием страховой бумажной картотеки.

Личные карточки уволенных работни­ков в течение года хранятся в отдельной картотеке в алфавитном порядке. Личные карточки формируются в дела одного ка­лендарного года, подшиваются в дело и сдаются в архив учреждения. Дело долж­но содержать не более 250 листов, если более 250 листов - подшивается отдельный том. Личные карточки работников № Т-2 запрещается присоединять к личным де­лам, они хранятся в архиве отдельно. Сфор­мированные в дела личные карточки опи­сываются и включаются в конец описи лич­ных дел по году увольнения лица, на кото­рое они заведены с буквенным обозначе­нием, каждый том вносится в опись как самостоятельная единица хранения.

К подлинным документам официаль­ного и личного происхождения относятся трудовые книжки, дипломы, аттестаты. В основном это невостребованные трудо­вые книжки, которые хранятся в строгом алфавитном порядке. Каждая трудовая книжка является самостоятельно храня­щейся единицей и в дело не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно заключать в папки или ящики, на которых указывается: «Невостребованные трудовые книжки [...]I штук».

Все записи о приеме на работу, пере­воде на другую постоянную работу, уволь­нении, награждениях и поощрениях вно­сятся в трудовую книжку после издания со­ответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту при­каза по личному составу. Взыскания в тру­довую книжку не записываются. При на­личии в организации большого количества невостребованных трудовых книжек на них может быть составлена опись.

Вопросы должностной служебной ат­тестации отражаются в протоколах аттес­тационных (квалификационных) комиссий, аттестационных листах. В них приводятся основные данные о лице, его должности, стаже работы, основных моментах его био­графии, характеристика, результат аттеста­ции. Аттестационный лист и представле­ние (отзыв) на работника, прошедшего ат­тестацию хранятся в его личном деле. По результатам аттестации издается приказ руководителя учреждения и уже на осно­вании приказа результаты вносятся в тру­довую книжку (перевод, изменение разряда) и личную карточку работника. Если разряд работником подтверждается, в тру­довой книжке запись не делается, а в лич­ной карточке делается отметка об аттеста­ции и ее результате.

Среди документов об образовании име­ются учебные и учетные карточки, ведо­мости успеваемости, зачетные, экзамена­ционные листы, протоколы заседаний ГЭК, протоколы комиссий по защите дипломных проектов и работ, протоколы комиссий по распределению молодых специалистов, планы распределения, списки учащихся, различные журналы регистрации. Сведе­ния о присуждении ученых степеней и зва­ний можно обнаружить в приказах руко­водителей, списках лиц, получивших уче­ные степени и утвержденных в ученых зва­ниях.

В состав документов о награждении высшими правительственными наградами, почетными званиями входят представле­ния, ходатайства, характеристики, анкеты, автобиографии, справки-объективки, на­градные листки, списки награжденных.

Формирование и оформление дел, под­готовка их к передаче на хранение в ведом­ственный архив осуществляется на основе индивидуальной инструкции по делопро­изводству, составляемой в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизвод­ству в федеральных органах исполнитель­ной власти (М.,2001), номенклатуры дел учреждения, и Перечня типовых управлен­ческих документов, образующихся в дея­тельности организаций с указанием сроков хранения (М.,2000).


I
Указать количество.





ЛИТЕРАТУРА:

1. Справочник кадровика.-М.,2002.-№ 4, 5, 8.

2.     М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. Курс делопроизводства: Учебное пособие.-М.; Новоси-бирск,2001.

3.     Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниями сроков хранения.-М.,2000.



Светлана Гоголева,
главный специалист - архивный инспектор ГАУ при КМ РТ, секретарь коллегии